در این مقاله قصد داریم به شرح آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال بپردازیم. اگر تاکنون نمی‌دانستید که چگونه به نصب تلفن سانترال یا گویا خود بپردازید، ما در این مقاله این مشکل شما را حل خواهیم کرد.تلفن گویا، پل ارتباطی جدیدی را میان مشتریان و شرکت‌ها ایجاد کرد و باعث رونق بخشیدن به کسب و کار آنان و همچنین راحتی مشتریان شد. همان‌طور که می‌دانید تمامی ادارهها، مراکز تجاری و شرکت‌ها در تمام طول سال‌هایی که مشغول به کار‌اند، سعی کرده‌اند از طریق روش‌های مختلف با مشتریان خود ارتباط مؤثر و بهتری را ایجاد کنند و تلفن گویا توانست به عنوان یک ارتباط قوی، مؤثر و سریع میان مشتریان و شرکت‌ها و … باشد.
حال بعضی از افراد نمی‌دانند که چگونه باید از این قابلیت جدید و مؤثر استفاده کنند. ما در این مقاله توضیحاتی را ارائه داده‌ایم که با خواندن آن می‌توانید یک بار برای همیشه مشکلتان را حل کنید. در ابتدا تلفن گویای سانترال را برایتان توضیح داده و در ادامه به آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال خواهیم پرداخت.
تلفن گویا سانترال چیست
لازم است که در ابتدا بدانیم تلفن گویای سانترال چیست و چه کاربرد و مزایایی دارد. در این بخش جهت آشنایی شما عزیزان، تلفن گویا سانترال را به طور کامل و جامع توضیح خواهیم داد.
امروزه به دلیل پیشرفت تکنولوژی و این که بیش‌تر کسب و کارها اینترنتی شده است، استفاده از خطوط تلفنی توسط فروشگاه‌های اینترنتی بسیار بیش‌تر شده است.
داشتن یا راه ارتباطی سریع، مؤثر و کارآمد نه تنها برای کسب و کارهای موفق لازم و ضروری است، بلکه اگر شما قصد داشته باشید که یک کسب و کار نوپا را رقم بزنید، نیاز به یک راه ارتباطی قوی با مشتریان خود دارید.
این راه ارتباطی قوی که امروزه تقریبا تمام کسب و کارها از آن استفاده می‌کنند، تلفن گویا سانترال است. در واقع تلفن گویا سانترال کمک می‌کند که شرکت‌ها، ادارهها و مراکز تجاری بتوانند خطوط تلفنی را بهتر مدیریت کنند و ضمن سامان بخشیدن به مکالمات میان خود و مشتری، به کسب و کار خود رونق بخشند. از این رو اکثر شرکت‌ها، ادارهها و مراکز تجارتی نیاز به دیدن آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال دارند.
پس برای آن که بتوان یک کسب و کار موفق داشت، لازم است که راه ارتباطی را انتخاب کنید که به طور مدارم با مشتریان خود در ارتباط باشید. برای این امر شما در واقع نیاز به یک شبکه منعطف و کارآمد اینترنتی دارید.
سانترال به عنوان یک شبکه‌ی کوچک و کارآمد، معرفی می‌شود و مجموعه جهت برقراری ارتباط بین بخش های مختلف و افراد از آن استفاده می‌کند.
یکی از مهم‌ترین دلایل استفاده از سانترال در کسب و کارها، این است که هزینه‌ی زیادی را بر دوش مجموعه کسب و کارها نمی‌گذارد و در عین کارآمد بودن، نیازی به نیروی کار هر روزه نمی‌باشد.
قسمت اول از آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال
لازم است بدانیم که آیا صدای مرد جهت پاسخگویی بهتر است یا صدای زن؟
در طی تحقیقاتی که در دانشگاه استنفورد و توسط پروفسور کلیفوردنس انجام شده است، مشخص شده است که تقریبا 75 درصد از صدای پاسخگوهای تلفن سانترال، زن هستند. اما جالب است بدانید که این آمار کاملا براساس مبانی علمی نمی‌باشد. در این بخش نکاتی را ذکر خواهیم کرد و در نهایت متوجه خواهید شد که آیا صدای زن در پاسخگویی تلفن‌های گویا بهتر است یا مرد؟
در طول این سالها، روانشناسان در این زمینه تحقیقات بسیاری انجام داده‌اند و در نهایت به این نتیجه رسیده‌اند که مغز انسان زمانی که صدای زن را می شنود، بهتر واکنش نشان می‌دهد تا زمانی که صدای مرد را بشنود. اما جالب است بدانید در طی تحقیقاتی که همکاران پروفسور در طول این سالها انجام داده‌اند، مشخص شده است که تنها جنسیت صدا در جذب مشتری مؤثر نیست و لحن صدا تأثیر بیش‌تری در برقراری ارتباط با مشتری دارد. البته باید توجه داشت که بسته به نوع کسب و کار هم می‌توان جنسیت و لحن صدا را انتخاب کرد. یک گوینده توانا فارغ از هر جنسیت صدایی که دارد، باید بتواند حس درستی از کسب و کار را به مشتری انتقال دهد و از این جهت است که کارشناسان می‌گویند: جنسیت صدا، اولین عامل مؤثر در جذب مشتری نمی‌باشد.
همچنین در ضبط صدای پاسخگوی سانترال، لازم است که بدانید مشتریان مجموعه کسب و کار مورد نظرتان در کدام دسته از افراد جامعه قرار دارند. به عنوان مثال اگر مشتریان یک کارخانه، آقایانی با سن‌هایی بیش از 40 سال باشند، اگر صدای تلفن گویا زن باشد، نتیجه درستی در ارتباطی برقرار بدست نخواهد آمد. اما اگر از صدای پاسخگوی مرد در تلفن گویا استفاده کنند، مشتریان دچار سردرگمی نخواهند شد.
سایر خدمات رهاورد نیرو شامل: نصب دوربین مدار بسته ، هوشمند سازی ساختمان ، نصب دزدگیر اماکن و نصب اعلام حریق می باشد.
قسمت دوم از آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال
قبل از آن که به بخش دوم بپردازیم، لازم است نکته‌ای را توضیح دهیم: سعی کنید در منوی تلفن گویای خود، گزینه‌ای را تحت عنوان ارتباط با واحد کارشناسی در ابتدای منو قرار دهید تا مشتریان بتوانند در کم‌ترین زمان ممکن پاسخ سوال خود را دریافت کنند و از تماس گرفتن، پشیمان نشوند.
حواستان باشد، گزینه‌های زیادی را در منوی تلفن گویای خود قرار ندهید، زیرا اگر مشتریان با گزینه‌های متعددی در هنگام تماس مواجه شوند، ممکن است که سردرگم شده و از ادامه‌ی تماس خود منصرف شوند. به همین جهت پیشنهاد می شود که حداکثر 5 گزینه را در منوی تلفن گویای خود قرار دهید و با محدود کردن گزینه‌ها، این امکان را برای مشتریان فراهم کنید که در اسرع وقت بتوانند با بخش مورد نظر خود ارتباط برقرار کنند.
همچنین طی تحقیقات انجام شده، مشخص شده است که 62 درصد از سیستم‌های تلفن گویا کسب و کارها، تنها دو تا پنج گزینه را در منوی اصلی تلفن گویای خود قرار داده‌اند و این امکان برای تماس گیرندگان به وجود آمده است که به آسانی با واحد مورد نظر ارتباط برقرار کنند. از این جهت می‌توان گفت که این آمار بسیار منطقی و کارآمد است.
قسمت سوم از آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال
در این بخش قصد داریم در مورد متن نویسی تلفن گویا در آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال، نکاتی را ذکر کنیم.
- در ابتدا سعی کنید متن شروع کننده به صورتی باشد که در همان اول مشتری را جهت شنیدن دیگر گزینه‌ها به خود جذب کند. سعی کنید متنی را بنویسید که ضمن خوشایند بودن برای مشتری، در کم ترین زمان ممکن تمامی آیتم‌ها را برای مشتری بگوید. در واقع باید بگوییم که داشتن یک شروع سریع می‌تواند این امکان را برای مشتری فراهم کند که در کم‌ترین زمان ممکن کد‌های بخش‌های اصلی را بشنود.
- متن‌هایی که برای تلفن گویا می‌نویسد، لازم است که به جز جذاب بودن، کوتاه باشند و بیش‌تر بر روی هدف اصلی تمرکز کنند و مشتری را زودتر جهت ارتباط با بخش مورد نظر، راهنمایی کند.
- همچنین سعی کنید که متن نوشته شده برای تلفن گویا را در 2 تا 5 آیتم خلاصه نمایید.
- سعی کنید که در متن‌های خود بتدا نحوه‌ی ارتباط با بخش‌هایی مثل بخش فروش را قرار دهید و پس از آن به سراغ اعلام بخش‌های داخلی بروید.
توجه : رهاورد نیرو برای آن دسته از کاربرانی که قصد خرید دوربین مدار بسته و یا سایر دستگاه های نظارتی مانند خرید دزدگیر اماکن را دارند؛ خدمات مشاوره رایگان قبل از خرید ارائه می دهد. به این معنی که شما با مطرح کردن ویژگی های ساختمان مورد نظر خود و سایر اطلاعات لازم می توانید از تعداد و نوع و برند دستگاه نظارتی یا اعلام سرقت مورد نیاز خود و هزینه خرید آن ها آگاه شوید.
قسمت چهارم از آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال
در این قسمت از آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال، لازم است بگوییم که اگر گزینه‌هایی در اختیار دارید که حالت اتوماتیک و سلف سرویس دارند را در دو گزینه‌ی اول منوی خود قرار دهید. به عنوان مثال اگر شرکت شما قصد دارد به صورت اتوماتیک توضیحاتی را در رابطه با وضعیت فاکتور، موجودی انبار و … دهد، لازم است که این توضیحات را در دو منوی اول تلفن گویا قرار دهید. این کار باعث می‌شود که درخواست ارتباط‌ها با واحد کارشناسی به مقدار زیادی کاهش پیدا کند.
نکته‌ی دیگر که در این بخش از آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال قابل ذکر است، این است که سی کنید مدت زمانی که برای ضبط مقدمه در نظر می‌گیرید در حدود 8 ثانیه باشد و از این مقدار بیش‌تر نشود.
همچنین به جهت آن که با مشتریان خود تعامل بهتری در برقراری ارتباط داشته باشید، بهتر است که از اعلام اعداد برای دریافت پاسخ استفاده کنید.
نکته‌ای مهم: یک نکته مهم که باید در آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال بگوییم این است که حواستان باشد در منوی اصلی تلفن گویا از اعلام تبلیغات و یا تخفیفات خودداری کنید، زیرا این کار باعث می‌شود که زمان ضبط افزایش پیدا کند و در نهایت مشتری از ادامه‌ی تماس و یا تماس مجدد خودداری نماید.
چگونگی کارکرد تلفن گویا سانترال در ارتباط داخلی
لازم است که بدانید چگونه از این ارتباط مؤثر استفاده می‌شود. به این منظور در این بخش به طور خلاصه ی نحوه‌ی برقراری ارتباط داخلی با تلفن گویا را خدمتتان توضیح خواهیم داد.
سانترال را می‌توان این گونه هم تعریف کرد: مرکز مخابراتی است که در یک تلفن تمامی خطوط مخابراتی را جهت برقراری ارتباط جمع کرده‌اند. لازم است بدانید که علاوه بر ایجاد ارتباط میان مشتری و شرکت‌ها، سانترال قابلیت این را دارد که میان کرکنان شرکت نیز، ارتباط برقرار کند.
به این صورت که به هر بخش و در واقع به هر کارمند یک شماره‌ی مشخص را اختصاص می‌دهند و از این طریق کارکنان مجموعه و مدیریت می‌توانند با شماره گیری، با بخش مورد نظر خود ارتباط برقرار کنند و مشخص است که این ارتباط یک ارتباط داخلی است.
نکته‌ای مهم که باید به آن توجه داشته باشید، این است که اگر به عنوان مثال سانترالی که در اختیار دارید دارای سه خط شهری می‌باشد، شما می‌توانید از هشت خط داخلی آن جهت رتباط میان بخش‌های مختلف مجموعه مورد نظر استفاده کنید.
نقش منشی تلفنی اتوماتیک در تلفن سانترال
یکی از بهترین کاربرد‌های تلفن سانترال، امکان داشتن منشی تلفنی است. همان‌طور که در بخش‌های قبلی گفتیم برای داشتن تلفن گویا نیاز به استخدام یک نیروی انسانی نیست و وجود منشی در سانترال امکان برقراری ارتباط میان بخش‌های مختلف مجموعه را به وجود آورده است.
به عنوان مثال شرکتی که دارای قسمت‌های مختلفی همچون خدمات پس از فروش، مدیریت داخلی، بخش فروش و … است، نیاز به منشی تلفنی دارد که مشتریان بتوانند به راحتی با بخش مورد نظر خود ارتباط برقرار کنند. منشی تلفن کد هر بخش را اعلام می‌کند و مشتریان می‌توانند به راحتی با بخش مورد نظر ارتباط برقرار کنند.
همچنین وجود منشی تلفنی باعث شده است، در صورتی که مشتریان نتوانستند با اپراتور مورد نظر خود ارتباط برقرار کنند، صدای آن‌ها ضبط شده و در زمانی که اپراتور‌ها امکان پاسخگویی داشتند، تماس آن‌ها را پیگیری می‌کنند.
مزیت های استفاده از تلفن گویا سانترال چیست؟
در این بخش قصد داریم که مزیت‌های استفاده از تلفن گویای سانترال را خدمت شما عزیزان شرح دهیم.
- امکان داشتن منشی تلفنی.
- برای برقراری ارتباط نیاز به هزینه کردن زیاد برای خطوط تلفنی نداریم.
- پشت هر خط تلفن، چندین نفر می‌توانند جهت پاسخگویی منتظر بمانند.
- مدیریت مجموعه کسب و کار می‌تواند بر روی خطوط تلفنی نظارت و کنترل بهتری داشته باشد.
- از مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از تلفن گویا می‌توان به مدیریت خطوط تلفن توسط آن اشاره کرد.
- همچنین توسط سانترال می‌توان میان بخش های مختلف مجموعه مورد نظر نیز، ارتباطی راحت و سریع را برقرار کرد.
- مشتریان می توانند در اسرع وقت و آسان با اپراتور تماس گرفته و با بخش مورد نظر خود ارتباط بگیرند.
- امکان این وجود دارد که تمامی تماس‌هایی که با شرکت‌ها، مراکز تجاری و … که دارای تلفن گویا هستند، گرفته می شود، ضبط شده و در صورت نیاز می‌توان تماس مورد نظر را پیگیری کرد.
سخن پایانی
در یک جمع‌بندی کلی باید بگوییم که تلفن گویا یکی از نیازهای مهم در هر کسب و کاری می‌باشد و باید در ابتدای کار برای دیدن آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال و تهیه‌ی آن، اقدام کرد. در این مقاله سعی ما بر آن بوده است که به طور کامل و جامع به آموزش ضبط صدای پاسخگوی سانترال بپردازیم، تا شما عزیزان هم اگر دارای کسب و کاری هستید، بتوانید با یادگیری این روش و پیاده‌سازی آن، ارتباطی کارآمد و مؤثر را با مشتریان خود داشته باشید.